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La administración electrónica es una nueva modalidad de relación con el ciudadano, que consiste en la posibilidad de realizar servicios y trámites a través de la sede electrónica de Aena. Las aplicaciones y sistemas de información permiten al ciudadano acceder a la información y servicios de su competencia; presentar solicitudes, reclamaciones, quejas, sugerencias y recursos; realizar el trámite de audiencia cuando proceda; efectuar pagos o acceder a las notificaciones y comunicaciones que les remita Aena.

La administración electrónica se rige por lo dispuesto en la ley Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

La sede electrónica es un espacio de relación con el ciudadano, en el que éste puede ejercer su derecho a relacionarse con Aena por medios electrónicos.

La sede electrónica ofrece la posibilidad de realizar online los trámites de Derecho Público competencia de Aena. Además pueden realizarse reclamaciones, quejas y sugerencias, así como presentar recursos.

Los trámites no disponibles en la sede electrónica continúan realizándose de la forma habitual.

Es un documento electrónico, firmado electrónicamente por un tercero, que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad.

El tercero que firma el certificado se denomina prestador de servicios de certificación. Si el prestador de servicios de certificación cumple los requisitos establecidos la Ley 59/2003, relativos a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que presta, el certificado se denomina certificado electrónico reconocido.

Aena ha establecido que los ficheros admitidos para presentar cualquier solicitud en la Sede Electrónica son los documentos electrónicos ofimáticos con extensión .pdf, .xsig.

El tamaño máximo admitido de los documentos presentados es de 2 MB por solicitud (suma de todos los ficheros adjuntados)

Debido a los requisitos legales sobre la seguridad en la administración electrónica, para usar algunos de los servicios de administración electrónica que ofrece Aena se necesita un certificado electrónico reconocido. El certificado se usa para dos finalidades:

• Autentificación, es decir, verificación de la identidad del ciudadano que requiere el servicio.
• Firma electrónica de documentos electrónicos del ciudadano en algún punto del proceso administrativo.

Aena admite los certificados electrónicos de los prestadores de servicios de certificación reconocidos por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y por @firma (Plataforma de servicios de validación y firma electrónica del Ministerio de la Presidencia).

Haga click en este enlace para acceder a los prestadores de servicio de certificación reconocidos por el MITYC.

Para obtener un certificado electrónico reconocido es necesario dirigirse al prestador de servicios correspondiente. Si se dispone de DNI electrónico no es necesario solicitar otros certificados, ya que el DNI electrónico incorpora un certificado electrónico reconocido en el chip.

Una firma electrónica es un fichero electrónico que se asocia con el documento electrónico que se firma, y que identifica quién es el firmante y qué es lo que ha firmado.

Para firmar electrónicamente se requiere un certificado electrónico.

Las firmas realizadas con certificados electrónicos reconocidos, como es el caso de los admitidos por Aena, se denominan firmas electrónicas reconocidas y permiten identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados.

La firma electrónica reconocida es equivalente a la firma manuscrita a todos los efectos legales.

La sede electrónica ofrece la posibilidad de realizar online los trámites de Derecho Público que son competencia de Aena. Los trámites no disponibles en la sede electrónica continúan realizándose de la forma habitual.

Además, pueden realizarse reclamaciones, quejas y sugerencias, así como presentar recursos a través de la sede electrónica.

Para conocer la relación de trámites disponibles, pulse en la pestaña de Servicios Disponibles del portal de Administración Electrónica de Aena.

Desde la Sede Electrónica, y una vez dentro del procedimiento seleccionado, al pinchar en el link correspondiente, el navegador solicita la introducción del certificado digital para realizar la autenticación del ciudadano.

La Sede Electrónica mostrará un formulario de solicitud para cumplimentar y, si fuera necesario, permite la posibilidad de adjuntar ficheros como información adicional.

Una vez cumplimentado el formulario, se pulsa el botón "enviar" y comienza el proceso de firma:

1. Se muestra un aviso en el que se advierte que se va a proceder a la firma de los datos que aparecen a continuación.
2. Se abre una ventana con los datos que se han rellenado.
3. El explorador abre una ventana donde se solicita el certificado digital con el que se va a realizar la firma.
4. Una vez seleccionado el certificado, la aplicación realiza la firma de la solicitud.
5. Después de unos momentos, se presenta la pantalla con el resultado de la operación:
   • número de expediente electrónico
   • número de registro
   • fecha y hora de registro
   • enlace al justificante del registro en formato xml (se trata del justificante que está firmado con el sello de Aena y con el sello de tiempo y que es el que tiene validez legal)
   • enlace al justificante del registro en formato pdf (para facilitar al ciudadano un formato legible)

Se denomina documento electrónico a la información de cualquier naturaleza guardada en un soporte electrónico con un formato determinado.

En algunos trámites de administración electrónica ofrecidos por Aena se necesita adjuntar y enviar documentos electrónicos.

Los documentos electrónicos se pueden presentar utilizando la función de “adjuntar documentos” que se ofrece en los procedimientos online en la sede electrónica.

Por cada documento presentado, se enviará un acuse de recepción desde el registro electrónico de Aena. El acuse de recepción incluye un sello de tiempo. El sello de tiempo es la prueba de que el documento entró en el registro en una fecha y hora determinadas, y que no ha sido alterado desde entonces.

La fecha y hora del sello de tiempo están garantizadas por una Autoridad de Sellado de Tiempo (comúnmente denominada TSA, por las siglas en inglés). En el caso de Aena, esta autoridad es la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre (FNMT).

En cumplimiento de la legalidad vigente, la hora utilizada para los sellados de tiempo es la oficial de la Península, proporcionada por el Real Observatorio de la Armada en San Fernando (ROA).

El registro electrónico se destina a la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones correspondientes a los procedimientos y actuaciones de competencia de Aena. Los documentos referentes a temas fuera de la competencia de Aena o que no sean presentados en uno de los formatos admisibles pueden ser rechazados.

El expediente electrónico es el conjunto de los documentos electrónicos asociados a un trámite.

Los expedientes electrónicos se pueden consultar online mediante la funcionalidad “Solicitar copia de expediente”.

De conformidad con la legalidad vigente solo se permite la consulta de expedientes a los interesados en el procedimiento.

Los documentos que forman parte del expediente electrónico son, como mínimo:

• Solicitud en formato pdf (para que sea legible por el ciudadano)
• Solicitud en formato html (con los documentos adjuntados a la solicitud en base 64)
• Fichero de firma de la solicitud (formato p7s). La solicitud html junto a su firma tienen validez legal
• Documentos adjuntos presentados
• Justificante en formato pdf (para que sea legible por el ciudadano)
• Justificante en formato xml (que es el válido legalmente y que contiene el sello de Aena y el sello de tiempo)

El servicio de notificación electrónica permite al ciudadano recibir notificaciones y comunicaciones por vía telemática.

Para hacer uso de este servicio se necesitan: un certificado electrónico reconocido, un correo electrónico seguro llamado DEU (Dirección Electrónica Única) y suscribirse al servicio, es decir, manifestar la voluntad de recibir notificaciones y comunicaciones relativas a un procedimiento por vía telemática.

La obtención del DEU y la suscripción al servicio de notificaciones se realizan a través del Portal de Notificaciones del Ministerio de la Presidencia. Tanto el DEU como la suscripción al servicio son gratuitos.

Las notificaciones y comunicaciones relativas a los procedimientos suscritos serán enviadas al DEU, al cual el ciudadano puede acceder con su certificado electrónico.

Las notificaciones permanecerán en el DEU a disposición del ciudadano durante el plazo legal establecido para ser aceptadas o rechazadas. Si transcurrido ese plazo legal no han sido aceptadas ni rechazadas por el destinatario, serán rechazadas automáticamente por el sistema.

Los ciudadanos pueden consultar el estado de tramitación de cualquier solicitud que hayan realizado.

En el momento de la consulta, nos podemos encontrar con dos situaciones:

• Que el ciudadano haya presentado el trámite por Sede Electrónica.
  En este caso, el ciudadano podrá solicitar el estado de la solicitud del procedimiento que corresponda accediendo a la Sede Electrónica. Deberá introducir manualmente el número de expediente de la solicitud cuyo estado quiere consultar. A continuación se mostrará de forma automática un mensaje con la información del estado del trámite seleccionado.
• Que el ciudadano haya presentado el trámite original de manera “no electrónica” en el registro de Aena.
  En este caso, el ciudadano tiene la posibilidad de acceder a la Sede Electrónica y cumplimentar un formulario de datos mínimos que recibirá el gestor de Aena, para que localice el expediente y pueda comunicar al ciudadano la situación en la que se encuentra su solicitud.

En ambos casos se permite la consulta del estado del trámite de forma telemática.

El ciudadano puede solicitar el duplicado del justificante de registro de cualquier trámite que haya realizado de forma telemática, independientemente del estado del mismo, accediendo a la Sede Electrónica de Aena.

Cuando el ciudadano accede a la opción correspondiente de “Solicitud de duplicado del justificante”, se le mostrará un listado de la información presentada por medios telemáticos (solicitudes, documentación aportada,…).

El ciudadano deberá introducir manualmente el número de registro del que desee obtener el duplicado del justificante.

Si el número de registro no existe, se mostrará un mensaje al ciudadano indicándoselo y terminará el proceso. El mensaje que visualizará en pantalla el ciudadano será “El número de registro introducido no existe”.

Si existe el número de registro, automáticamente se comprobará que existe el justificante asociado en el archivo electrónico. Si es así, se mostrará el justificante al ciudadano. En caso de que el justificante no exista se generará uno nuevo. Si falla dicha generación se mostrará un mensaje de error al ciudadano “No se ha podido generar el justificante de presentación en este momento. Por favor, inténtelo más tarde”.

El ciudadano puede solicitar la copia de sus expedientes electrónicos accediendo a la Sede Electrónica de Aena y seleccionar la función correspondiente.

El navegador solicita la selección del certificado digital con el que se va a hacer la autenticación del usuario.

Cuando el ciudadano entra en la opción correspondiente a “Solicitud de copia de expediente electrónico”, se le mostrarán todos los expedientes asociados al procedimiento que corresponda. El ciudadano deberá introducir manualmente el número del expediente del que desea obtener la copia.

Si el expediente solicitado no existe se mostrará un mensaje al ciudadano indicando que dicho expediente no está en la Base de Datos y terminará el proceso. El mensaje que visualizará en pantalla el ciudadano será “El número de expediente introducido no existe”.

Si todo es correcto y se ha localizado el expediente archivado, el sistema prepara la copia de los datos y documentos asociados, siempre que éstos hayan sido presentados en formato electrónico.

En la pantalla se le mostrará una lista con todos los documentos electrónicos que forman parte de este expediente, y que al menos serán:

• Solicitud en formato pdf (para que sea legible por el ciudadano)
• Solicitud en formato html (con los documentos adjuntados a la solicitud en base 64).
• Fichero de firma de la solicitud (formato p7s). La solicitud html junto a su firma tienen validez legal
• Documentos adjuntos presentados
• Justificante en formato pdf (para que sea legible por el ciudadano)
• Justificante en formato xml (que es el válido legalmente y que contiene el sello de Aena y el sello de tiempo)

Todos estos ficheros, se pueden visualizar o descargar.

En primer lugar, no en todos los procedimientos existe la opción de “Subsanación de errores” de la documentación aportada por el ciudadano.

La subsanación de errores consiste básicamente en aportar, en caso que sea necesario, más documentación, o corregir algún dato de los facilitados por el ciudadano en el expediente original.

Nos podemos encontrar con dos situaciones:

• Que el propio ciudadano inicie el proceso de subsanación desde la Sede Electrónica o cualquier otra vía de comunicación.
• Que el ciudadano reciba de la administración un requerimiento para subsanar errores.

Cuando el ciudadano entra en la opción correspondiente a “Subsanación de errores”, se le mostrará la lista de trámites que tenga activa en el procedimiento que corresponda. Seguidamente se le solicita que introduzca el número de expediente del trámite a subsanar.

En caso de que el trámite exista, estaríamos ante la subsanación de un trámite presentado de manera telemática; en caso contrario, estaríamos ante un trámite iniciado de manera “no electrónica o presencial”.

• En el caso de que el trámite se haya iniciado de manera telemática, no se le pedirá al ciudadano los datos que ya se encuentren en el sistema, sino sólo aquellos datos/documentos que deba subsanar.
• En el caso de que el trámite se haya iniciado de manera “no electrónica”, en este caso no se tiene ningún dato del trámite en el sistema por lo que se le pedirá al ciudadano todos aquellos datos que sean necesarios para la identificación del trámite a subsanar.

En ambos casos el ciudadano deberá firmar electrónicamente la gestión efectuada.

Cuando a través de la Sede Electrónica, se realiza una solicitud en la que se adjunta documentación, en el justificante de registro (en formato PDF) se puede observar en el apartado de ‘Documentación aportada’ que se muestra el nombre de cada uno de los ficheros enviados, junto con su código hash correspondiente (huella digital del fichero).

Para comprobar que la documentación que posee Aena relativa a un procedimiento determinado es la misma que usted envió, realice las siguientes operaciones:

1. Acceda al procedimiento de la Sede Electrónica de Aena sobre el que usted realizó la solicitud.
2. Pulse el enlace “Solicitud de copia de expediente”.
3. Cuando haya ejecutado esta acción, el sistema le mostrará por pantalla una lista con todos los expedientes electrónicos que usted ha tramitado para el procedimiento elegido.
4. Introduzca de la lista, el número expediente que desea revisar y pulse enviar. Cuando haya finalizado esta acción, el sistema le expondrá la información electrónica que forma parte de dicho expediente; entre otros, los documentos que adjuntó al realizar la solicitud.
5. Descargue el/los documento/s que desee comprobar, así como el justificante de registro correspondiente a la solicitud en la que se anexó dicha documentación (en formato PDF), si no lo hizo cuando realizó la solicitud.
6. Ejecute, para cada uno de los documentos que se quiere comprobar, cualquiera de los programas o funciones de generación de hash (y que utilizan algoritmo SHA1) que existen, obteniendo de esta manera el código hash de cada uno de ellos. Dichos programas o funciones pueden localizarse fácilmente a través de Internet (por ejemplo mediante búsqueda de ‘generación de hash’ aparecen múltiples herramientas que lo realizan, incluso sin tener que descargar nada en local (on-line)).
7. Una vez generado el código hash, deberá compararlo con el que aparece asociado a ese fichero en el justificante de registro PDF. Ambos códigos deben coincidir, y en ese caso usted podrá estar seguro de que su fichero no ha sido manipulado por nadie.

Una huella digital es un conjunto de datos asociados a un documento que permiten asegurar que el documento no fue modificado. La huella digital o resumen de un documento se obtiene aplicando una función, denominada hash, a ese documento, lo que da como resultado un conjunto de datos singular de longitud fija.

Una función hash tiene entre otras las siguientes propiedades:

1. Dos documentos iguales producen huellas digitales iguales.
2. Dos documentos parecidos producen huellas digitales completamente diferentes.
3. Dos huellas digitales idénticas pueden ser el resultado de dos documentos iguales o de dos documentos completamente diferentes.
4. Una función hash es irreversible, no se puede deshacer, por tanto su comprobación se realizará aplicando de nuevo la misma función hash al documento.

El ciudadano tiene la opción de realizar el seguimiento de los trámites iniciados con Aena. Una vez autenticado, el ciudadano accede a la Bandeja del Ciudadano a través del link “Mis trámites”, que se encuentra en la Administración Electrónica.

Existen tres áreas de trabajo: tareas, procesos en curso e histórico:

• Tareas: En este apartado, el ciudadano accede a una pantalla en la que puede visualizar todas las tareas pendientes que tiene por su parte para que la gestión de la misma pueda continuar, una vez que haya iniciado telemáticamente un procedimiento con AENA.
• Procesos en curso: En este apartado el ciudadano accede a una pantalla en la que puede visualizar todos aquellos procedimientos que haya iniciado telemáticamente, y cuya gestión esta siendo realizada por Aena.
  Desde cada una de las solicitudes o trámites que aparecen, podrá consultar el estado en el que se encuentra dicha solicitud y los documentos que forman parte del expediente electrónico correspondiente, así como solicitar la copia del justificante de registro de la solicitud.
• Histórico: En este apartado el ciudadano accede a una pantalla en la que puede visualizar todas aquellos procedimientos que haya iniciado telemáticamente, y cuya gestión ha sido finalizada por AENA.
  Desde cada una de las solicitudes o trámites que aparecen, podrá consultar el estado en el que se encuentra dicha solicitud y los documentos que forman parte del expediente electrónico correspondiente, así como solicitar la copia del justificante de registro de la solicitud.

Para acceder a la sede electrónica se necesita un navegador y acceso a internet.

La comunicación entre el navegador del ciudadano y el servidor de la Sede Electrónica de Aena se basa en el protocolo seguro SSL. Según este protocolo, el servidor de la Sede Electrónica se identifica frente al cliente mediante un certificado de sede.

Si además se precisa firmar electrónicamente, el ciudadano necesita un navegador que esté configurado para permitirla instalación y ejecución de un Applet (software en Java que se ejecuta en el navegador) de firma.

Para realizar firmas electrónicas de formularios web (con documentos adjuntos) es necesario tener instalado en la máquina del usuario un Applet (software en Java que se ejecuta en el navegador) de firma. Esto hace necesario que el ordenador del usuario tenga instalada la máquina virtual de Java.

La firma electrónica se realiza con la clave privada asociada a su certificado de firma, que no puede salir del repositorio seguro en el que se encuentra (PC del usuario, tarjeta criptográfica o tokenUSB). Por esto, el software que se encarga de realizar la firma debe estar instalado en el PC del usuario, donde se encuentra dicha clave.

El software de firma es una utilidad, basada en un Applet (software en Java que se ejecuta en el navegador), que permite la firma de formularios web (con y sin documentos adjuntos).

Dicho software se descarga en el PC del usuario y se encarga de realizar la firma utilizando uno de los certificados de firma reconocido, que pueden ser visualizados a través del navegador.

Este componente sólo se descarga una vez desde la sede de Aena y se auto-instala en el ordenador del usuario. Cualquier actualización se realizará sobre lo ya instalado.

Nota: Para la instalación del Applet en el ordenador del usuario, será necesario que el navegador esté configurado para permitir la instalación y ejecución de Applets.

Para la firma electrónica de formularios, los puestos clientes deberían adecuarse a las siguientes matrices de compatibilidad de instalación y funcionamiento y de firmado electrónico, según cuál sea su tipo de navegador, sistema operativo, versión de Java y funcionalidad del software de firma.

La no adecuación no implica que la firma electrónica realizada no sea correcta.

El navegador deberá estar configurado de tal manera que permita la instalación y ejecución de Applets (software en Java que se ejecuta en el navegador).

Las distribuciones de Linux sobre las que se ha probado específicamente el funcionamiento del cliente de firma son: 

• Guadalinex v3 / Ubuntu v5.10
• Red Hat v4.0

La distribución Guadalinex 4.x, viene con ciertas librerías preinstaladas que resultan incompatibles para la correcta ejecución del software de Firma. Debido a esta especial configuración de librerías, se presenta una matriz de compatibilidad separada de ésta.

Para obtener información sobre el uso del certificado electrónico, debe consultar al proveedor al que se lo adquirió.

Por favor, compruebe que su certificado figura en la lista de certificados admitidos por Aena. Mire, dentro de la categoría “El certificado electrónico y la firma electrónica", el apartado “¿Qué certificados son válidos para su uso en la sede electrónica de Aena?”.

Si el certificado figura en la lista y no funciona, consulte al proveedor al que lo adquirió.

Para el uso del DNI electrónico, debe consultar la información publicada por el Ministerio de Interior en su portal sobre el DNI electrónico.

Haga click en este enlace para acceder al portal sobre el DNI electrónico.

Para la suscripción al servicio de notificaciones electrónicas, consulte la información publicada por el Ministerio de la Presidencia en su Portal de Notificaciones.

Haga click en este enlace para acceder al Portal de Notificaciones del Ministerio de la Presidencia.

Aena ofrece, a través de su Sede Electrónica, todos los servicios necesarios en el ámbito de competencia de la administración electrónica. Sin embargo, el certificado electrónico del ciudadano es un elemento asociado a la persona física, por lo que sólo lo podrá obtener personalmente el interesado ante el proveedor de este tipo de servicios que el ciudadano desee.

La plataforma que da soporte a la Sede Electrónica cumple con los requisitos legales, técnicos y funcionales que garantizan la autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad y no repudio por lo que, a efectos legales, tendrá la misma validez presentar un documento por Sede Electrónica que hacerlo presencialmente en las Oficinas de Registro de Aena o en los correspondientes aeropuertos.

Al firmar los documentos digitalmente, se garantiza la autenticidad y la integridad, demostrable si se realiza la validación de la firma.

Además, el sellado de tiempo de los documentos presentados telemáticamente, permite demostrar que el documento fue firmado en el instante que se indica en el sello de tiempo y no en otro.

A efectos de garantizar la autenticidad, confidencialidad e integridad de las comunicaciones, éstas se realizan a través del protocolo de comunicación segura SSL (Secure Socket Layer).

Por otra parte, todas las solicitudes telemáticas serán tratadas conforme a la Ley Orgánica 15/99, de 13 de Diciembre, sobre Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y el Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, pudiendo ejercer el ciudadano su derecho de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición mediante instancia dirigida a la Oficina Central de Protección de Datos de Aena (OCPD).

Haga click en aquellos enlaces que considere oportuno para saber más sobre normativas e información complementaria:

LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.

Portal de la FNMT

Portal del ROA

Puede contactar con Aena a través de cualquiera de los dos canales existentes:

• Telefónico, a través de las líneas de ayuda que Aena pone a disposición de los ciudadanos. Podrá contactar con Aena en e teléfono 902 404 704, disponible las 24 horas todos los días de la semana.
• Telemático, a través del portal en el que se encuentra.